Uniconta og den nye bogføringslov
Med den nye bogføringslov er det mere relevant end nogensinde før at få et digitalt bogføringsprogram. Bogføringsloven betyder nemlig, at det er slut med fysiske kvitteringer, mapper og ringbind, da regnskabsmateriale og bogføring nu skal være digitalt.
Formålet med den nye lov er at give virksomhederne markante tidsbesparelse på automatisering af arbejdsprocesser, og samtidig give myndighederne en bedre sikring mod snyd og fejl i regnskaber, moms- og skatteangivelser.
De digitale bogføringssystemer skal iflg. Erhvervsstyrelsen som minimum understøtte:
Digitalisering af bilag
Opbevaring af bilag i mindst 5 år
Elektronisk bankafstemning
Obligatorisk e-fakturering
Beskrivelse af bogføringsprocedurer
Data til offentlige myndigheder
Krav til IT- og datasikkerhed
Læs om kravene og hvordan du bliver klar med Uniconta ved at klikke på overskrifterne ovenfor.
Er du i tvivl om dit nuværende system lever op til kravene? Hent vores gratis guide.Vil du vide mere? Kontakt os
Gratis guide til bogføringsloven
I kraft af den nye bogføringslov står en række virksomheder overfor at skulle væge ERP system enten for første gang eller udskifte et eksisterende.
Derfor har vi lavet en guide til valg af nyt ERP system i forhold til de områder, som man skal være opmærksom på i den nye bogføringslov.
Få overblik over alle krav og regler
Gode råd og vejledning til valg af nyt system
Gratis inspiration til digitalisering af jeres virksomhed
Digital bogføring og digitale bilag
Bogføringsloven pålægger en stor del af de danske virksomheder at bogføre digitalt.
Uniconta ikke alene digitaliserer dit bilags- og dokumentflow. Det hjælper også med at erstatte manuelle processer og godkendelsesprocedurer.
Digitalt bilagsflow
Du kan sende dine bilag eller dokumenter med notater direkte ind i Uniconta fra mobil, e-mail, den gratis Uniconta Upload App eller lokal-arkiv med træk-og-slip. Så følger bilaget med hele vejen rundt i systemet og kan altid findes frem lynhurtigt. Et bilag kan efter indsendelse udskiftes, opdeles, slås sammen eller roteres uden at skulle starte forfra på hele processen.
For den kørende medarbejder er Uniconta Assistant App et effektivt værktøj. Projektregistreringer, godkendelse af bilag, vareforbrug, timer, km og andre udlæg/omkostninger kan alt sammen håndteres på farten.
Med Uniconta får du også et e-mail godkendelsesflow, som kan sættes op til 1 eller 2 godkendere. Så er du sikret, at alle bilag sendes til godkendelse hos de ansvarlige, der har mulighed for at godkende, afvise, ændre godkender eller pause godkendelsen.
Tilgængelighed giver overblik
Med Uniconta er dine data sikkert gemt i skyen. Alt er samlet ét sted, så du altid på PC eller mobil har adgang til dit økonomisystem, dine data og alle dine bilag uanset hvor du er, og din revisor kan selvfølgelig til enhver tid få gratis adgang til dit regnskab.
Undersøgelser viser, at medarbejdere, der har mobil adgang til virksomhedens systemer, sparer op til ni ugers effektiv tid om året. For at et økonomisystem kan skabe reel værdi, er det derfor vigtigt, at alle nemt kan komme på. Det skal være nemt for medarbejderne at se aktuelle data – og nemt for økonomifolk at indrapportere nye tal og informationer. Det mindsker fejl og sparer alle kostbar spildtid.
Læs mere i vores analyse Digitale Guldkorn.
Sikker opbevaring af bilag i 5 år
Den nye bogføringslov stiller ikke kun krav til digitalisering af bilag, men også opbevaring af data i skyen hos en udbyder eller 3. part i mindst 5 år.
Det betyder, at man som virksomhed ikke alene skal sikre sig nu, men også sikre, at det system man vælger, kan håndtere opbevaring af bilag 5 år frem.
I Uniconta gemmes bilag og data sammen, så man altid er sikker på, at det er nemt og hurtigt at finde bilag. Det samme gør sig selvfølgelig gældende for opbevaring af bilag.
Dine data er dermed også sikkert gemt i skyen. Vores hostingcenter er ligesom Uniconta A/S ISO 27002: 2013-certificeret, som årligt skal dokumenteres via en ISAE 3402 rapport. Dette sikrer, at dine bilag og data gode hænder 5 år frem.
Læs mere om IT sikkerhed her
Elektronisk bankafstemning
Bogføringsloven kræver, at man kan foretage de afstemninger, der er nødvendige for at sikre et opdateret grundlag for lovpligtige indberetninger eller angivelser om moms, skatter, afgifter samt års- og delårsrapporter. Afstemningerne skal senest foretages på datoen for udløbet af fristerne for de lovpligtige indberetninger.
Uniconta har integreret elektronisk bankafstemning, så man letter arbejdsbyrden ved at matche bogførte bilag op mod banktransaktioner hurtigt og effektivt.
Med Bank Connect i Uniconta AutoBanking får man direkte adgang til de fleste pengeinstitutter, som er tilknyttet bankcentralerne BankData, BEC og SDC.Fordelene ved brug af bankafstemning
Import af bankposteringerfra online bankning til Uniconta
Automatisk match af posteringer mellem bank og Uniconta
Overførsel af importerede og ikke-afstemte bankposter til bogføringskladden
Ingen risiko for dobbeltimport
Direkte udredning af uoverensstemmelser
Automatisk hentning af debitor/kreditor ved fakturabetaling
Ubegrænset antal bankkonti eller andre konti til afstemning
Tydelig markering af afstemte, ikke-afstemte og ventende poster i kladde
Mulighed for at sætte bankpostering på Vent/Hold
Afvisning af finansposter, der ikke er registreret på bankkontoen
Mulighed for at sætte importerede banktransaktioner på hold.
Obligatorisk e-fakturering
Digitalisering af bilag medfører også, at virksomheden skal kunne fremsende og modtage e-fakturaer. Det kræver, at løsningen kan understøtte eksempelvis EAN, OIOUBL eller Peppol BIS.
Fordelen for virksomheden er, at hele processen omkring fakturering bliver automatiseret, og når det engang for alle er sat op, giver det en betydelig tidsbesparelse for medarbejderne. De får frigivet tid til at varetage andre opgaver, og dermed en bedre mulighed for øget kundeservice m.m.
Med Leverandørservice, PBS og modtagelse af OIOUBL i Uniconta AutoBanking får man desuden en langt bedre styring af tilgodehavende hos sine kunder. Leverandørservice er til virksomheder og benyttes til at danne betalinger i danske kroner mellem konti. Løsningen er beregnet til tilbagevendende betalinger fra debitorer. Som kreditor giver løsningen dig mulighed for at hæve dine tilgodehavender direkte fra din erhvervskundes konto i pengeinstituttet efter aftale med kunden og kundens pengeinstitut.
Virksomheden kan også iværksætte engangsbetalinger eller udbetaling af tilgodehavender til sine kunder.
Uniconta kan sættes op til at modtage OIOUBL-dokumenter via Nemhandel-netværket. Dokumenterne indlæses direkte i indbakken i Uniconta, med undtagelse af ordrer, der oprettes som en salgsordre. Uniconta kan modtage følgende dokumenter:
Faktura
Kreditnota
Rykker
Ordre
Læs mere om e-fakturering her
Bogføringssystem og bogføringsprocedurer
Den nye lov foreskriver, at virksomheden skal udarbejde en beskrivelse af virksomhedens procedurer for at sikre, at alle virksomhedens transaktioner løbende registreres samt for at sikre, at virksomhedens regnskabsmateriale opbevares på betryggende vis. Derudover skal beskrivelsen indeholde en beskrivelse af, hvilke medarbejdere, der er ansvarlige for procedurerne.
Det anbefales, at man i samme proces gennemgår sine arbejdsgange og digitale processer, og matcher op mod de løsninger, som man går i overvejelser med. Faktisk kan arbejdet med beskrivelsen af bogføringsprocedurerne føre til en mere effektiv dagligdag med det nye system.
Du kan hente skabelon og vejledning til beskrivelse af bogføringsprocedure på Erhvervsstyrelsens website her
Bind forretningen sammen med et komplet system
Uniconta er et komplet og moderne økonomisystem, der holder styr på alt fra regnskab, fakturering, CRM, lager, logistik, projekter, anlæg og produktion, og hjælper din virksomhed til at blive digital. Det er gearet til at følge din virksomhed, uanset om der er tale om simpel bogføring og fakturering til kompleks styring af en international virksomhed.
Uniconta er lavet til at tilpasse sig virksomhedens behov og ikke omvendt. Det er fleksibelt opbygget, så man selv kan tilpasse løsningen med egne felter, kartoteker, skærmbilleder, egne rapporter, ledelsesrapporter og eget faktura design.
Det betyder, at du ikke er afhængig af, at dine ønsker til ændringer skal passe sammen med andre virksomheder.
Læs mere om Unicontas moduler her
Data til offentlige myndigheder
Understøttelse af et standardfilformat til deling af data, er også et punkt, som man skal sikre sig, når man vælger nyt system. Det kan være anvendeligt i forbindelse med overdragelse af data til myndigheder eller et senere skift af ERP eller økonomisystem.
Alt hvad der vises og udskrives i udskrifter og skærmbilleder i Uniconta kan eksporteres og gemmes i flere filformater:
Alle skærmbilleder i Uniconta, der har lister, oversigter, balancer, kladder etc., kan der både eksporteres og importeres data mellem Uniconta og Excel.
Eksport benyttes f.eks. til at udlæse data fra posteringsoversigter, balancer, rykkerlister osv. til Excel til videre bearbejdning.
Import benyttes f.eks. til import af posteringer til bogføringskladden etc.
Indsætter man fra Excel via menuen i topbaren, så er det også mulighed for at opdatere data
Endelig kan bogførte digitale bilag eksporteres til en ZIP-fil. Det svarer lidt til at tage bilagsmapperne under armen og bære dem til revisor, bogholder eller bank.
Det nemmeste er dog at give revisor eller freelance bogholder direkte adgang til ens Uniconta regnskab uden at slække på sikkerheden.
Det er helt gratis for din revisor at få adgang i Uniconta. Se vores revisorer og freeelance bogholdere her.
Krav til IT- og datasikkerhed
Uniconta har en lang række forskellige styringsværktøjer, der understøtter IT-sikkerhed.
Bruger- og adgangstyring
Her er det muligt at tilføje og slette brugere, samt oprette forskellige brugerrettigheder. Det er også muligt at skrifte ejer af regnskabet, hvis det på et tidspunkt skulle blive nødvendigt.
Man kan tildele eller fravælge de områder i Uniconta, som man ønsker den enkelte bruger skal have adgang til. Derudover kan man skelne mellem rettigheder til at oprette/rette/slette og kun læseadgang. Kort sagt, bestemmer brugerrettighederne hvad brugeren kan gøre, og profiler bestemmer hvad brugeren kan se. To-faktor login
Uniconta understøtter to-faktor login enten med Uniconta Authenticator App eller via Active Directory i Azure.
Et to faktor login forbedrer din sikkerhed markant, da der skal bruges to forskellige “bekræftelser” før du kan logge ind i Uniconta.
To faktor godkendelsen er dermed et ekstra sikkerhedslag til dit login i Uniconta, der er designet til at sikre, at du er den eneste, der kan logge ind på din bruger, selv hvis nogen kender din adgangskode.
Uniconta Athenticator app’en er helt gratis, og kan downloades til Android og Iphone.
Læs mere her.
Styr på ekstern adgang
I Uniconta kan man med et enkelt klik give sin revisor eller forhandler adgang, tilsvarende fjerne adgangen.Back-up
Der bliver automatisk taget backup af alle data i Uniconta, der ligger i skyen. Man kan også gemme en lokal backup på dit eget drev sideløbende.ISO 27002: 2013
Uniconta og vores Hosting-leverandør arbejder med informationssikkerhed for at sikre fortrolighed, integritet og tilgængelighed af aktiver, systemer og data. Uniconta overholder ISO 27002: 2013 der årligt skal dokumenteres via en ISAE 3402 rapport.
En risikobaseret tilgang anvendes for at identificere og styre de relevante risici i forbindelse med informationssikkerhed.Log feltændringer i stamdata
Uniconta har en log-funktion, der registrerer ændringer i stamdata. Dvs. man kan holde styr på, hvilke brugere, der har rettet i stamdata samt de konkrete ændringer i felterne.Altid adgang til data
Dine data er dermed også sikkert gemt i skyen. Alt er samlet ét sted, så du altid på PC eller mobil har adgang til dit økonomisystem, dine data og alle dine bilag uanset hvor du er.
Start i god tid
Hvornår kravet om digital bogføring træder i kraft, afhænger af virksomhedsform og omsætning. Den tidligste deadline er januar 2024. Dette er dog ikke ensbetydende med, at man som virksomhed kan vente til allersidste øjeblik. Det lærte rigtig mange virksomheder tilbage ved skiftet til år 2000.
En ting er krav en anden ressourcer
Der er rigtig mange ting, man skal være opmærksom på, når man skifter ERP eller økonomisystem eller hvis det er første gang, man foretager et valg. Uniconta tilbyder hurtig og effektiv konvertering fra en række andre systemer som C5 og NAV.
Et af de væsentligste punkter er at sikre sig, at man har tid til at foretage de rigtige valg, samt at ens leverandør har tid til at levere på disse valg.
Andre væsentlige punkter er:
Gennemgå og optimer arbejdsprocesser – der er ofte gevinster at hente med et nyt ERP-system
Få organisationen med, så implementeringen bliver forankret hos de personer, der skal bruge systemet i deres hverdag
Dan et overblik over de tilpasninger, som jeres system har i dag. Mange er ofte blevet en standard i nye systemer eller erstattet med mere effektiv funktionalitet
Vurdér om de integrationer, som I har i dag, er lige relevante i et nyt system
Sikre Jer, at I ved et skift fra et system til et andet, får alle relevante data med over, så historikken følger med
Vælg en løsning, hvor virksomheden ikke er bundet til én leverandør
Oplev Uniconta på gratis seminar
I efteråret inviterer vi til seminarer i hele landet til efteråret, så du kan opleve fordelene ved et digitalt bogføringssystem og blive klar til den nye bogføringslov.
Seminarerne er en introduktion til digital bogføring og opbevaring af regnskabsmateriale i Uniconta.
Efter seminaret har du mulighed for at stille spørgsmål til vores dygtige forhandlere, som kan rådgive dig i forhold til din virksomheds behov.
Tilmeld dig gratis her